Cara Memaksimalkan Penggunaan Video Conference

Metode komunikasi terus berubah dan berkembang. Salah satu cara paling efisien untuk mengadakan pertemuan saat ini dengan karyawan, kolega, dan mitra bisnis adalah melalui video conference atau telepon. Cara ini bisa menjadi cara yang baik untuk menjalankan rapat tapi juga bisa sebaliknya jika tidak dilakukan dengan benar. Jika Anda sedang mempertimbangkan konferensi jarak jauh atau pertemuan via video untuk bisnis Anda, berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Sebelum sesi video conference dilakukan, pastikan untuk mengirim email atau pemberitahuan yang diperlukan kepada mereka yang nantinya menghadiri pertemuan. Hal ini penting sehingga semua orang dapat mengikuti meeting. Selain itu, hal ini akan menghemat banyak waktu dan bakal meningkatkan kualitas meeting.

Salah satu hal pertama yang perlu dipertimbangkan adalah penempatan kamera. Sebaiknya kamera harus ditempatkan sedekat mungkin dengan monitor (idealnya berada di atas monitor). Maka ketika Anda melihat monitor, itu akan tampak seolah-olah Anda melihat langsung pada mereka yang menonton video. Jika Anda memposisikannya di tempat lain, maka Anda akan tampak memalingkan muka dari yang lain dan ini bisa membuat Anda terlihat aneh. Selain itu, pastikan agar pencahayaannya terang dan posisinya benar sehingga wajah Anda dapat dilihat dengan jelas.

Pastikan mikrofon diposisikan di tempat yang mudah menangkap suara Anda dengan jelas dan tanpa gangguan dari luar. Pastikan mic tidak mengambil suara-suara lain seperti percakapan di sekitarnya, suara peralatan kantor atau suara lalu lintas di luar. Pastikan mikrofon Anda tidak ditempatkan terlalu dekat dengan speaker untuk menghindari feedback saat berbicara.

paket video conference

Sebaiknya, jika Anda bisa, lakukan uji coba pertemuan dengan seseorang sebelum acara dimulaui. Hal ini untuk mengatasi segala kesulitan teknis yang mungkin timbul. Cara ini akan menghemat waktu dan menjaga agar pertemuan Anda bisa berjalan lancar.

Setelah peralatan Anda siap, dan uji coba sudah dilakukan, Anda siap untuk memulai rapat. Selalu mulai dengan mengidentifikasi setiap orang yang menghadiri video conference. Agar orang berkomunikasi secara efektif, mereka harus mengetahui semua orang yang berpartisipasi, terutama karena mereka mungkin tidak dapat melihat peserta lain.

Tidak jauh berbeda dengan meeting tradisional, Anda bisa menggunakan penyelenggara atau fasilitator untuk menangani jalannya pertemuan. Orang ini akan mengendalikan jika terjadi kebingungan dengan menunjuk siapa yang berbicara dan memastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara jika mereka ingin.

Informasi mengenai paket video conference berkualitas bisa Anda temukan di link yang tersedia.